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关于做好2018届毕业研究生档案交寄工作的通知
2018年06月15日   审核人:   (浏览量:)

各学院(研究院):

档案转递是毕业生就业工作的重要环节,按照省有关部门通知要求,2018届毕业研究生档案由中国邮政速递(EMS)寄发。为确保毕业研究生档案保密、安全、准确、及时交寄,现将有关事宜通知如下,请各单位严格遵照执行。

一、档案内容:

1.毕业研究生档案中包含的材料:

①读研前的档案材料;

②学位授予材料、培养材料;

③毕业研究生生登记表;

④毕业研究生学习成绩单;

⑤毕业生离校前体检表;

⑥毕业研究生就业通知书存根(从报到证上裁下的白联)等;

2.毕业生个人其他应该入档的材料(如组织关系、奖惩材料等)。

二、档案交寄

(一)学院寄发档案注意事项

1、严格按照“就业方案”中“档案材料”一栏的档案邮寄地址填写《山东师范大学2018届毕业研究生档案收寄信息表》(附件1),定向我校和考取我校博士的毕业生信息在表的最后录入。电子版于6月25日11:00前,发邮箱:sdnuyjsjy@163.com。

2、不毕业、考取本学院博士的研究生档案不必上交邮寄,档案留在学院;考取我校其它学院博士的研究生档案,直接送录取学院,并在《山东师范大学2018届毕业研究生档案收寄信息表》中做好交接记录;除此以外其他所有毕业研究生档案需全部报送通过EMS邮寄,不得留存。

3、定向生档案(包括各种需装材料及毕业证、学位证)按定向单位寄发,不允许自带。特殊情况要自带档案的,必须出具定向单位允许自带档案函。定向我校的毕业生档案,由学院直接送交我校人事处档案室,并在《山东师范大学2017届毕业研究生档案收寄信息表》中做好交接记录。

4、没有档案保管权限的签约单位(特别签约公办中小学、幼儿园、中小企业等单位)档案交寄。签约公办中小学、幼儿园的档案寄送至公办中小学、幼儿园所属的教育局人事科/政工科;签约中小企业的,需要学院和毕业生再次核实其人事代理档案保管部门的邮寄地址,档案不要直接寄到没有档案保管权限的中小企业等单位。

5、档案袋上须粘贴《研究生档案清单》(附件2,可参照模板调整打印),并注明档案的装档人、复核人和毕业生姓名。所有档案要用封条密封档案袋,并加盖学院(研究院)密封章。

(二)EMS装袋封贴注意事项

1、6月26日领取EMS三联单(已经统一打印好寄发所需信息)和EMS专用封条。将密封毕业生档案袋装入邮局EMS提供的EMS档案专用袋;将三联单粘贴到相应的EMS档案专用袋上,并将EMS专用封条贴到骑缝处,并加盖学院(研究院)密封章。

为防止寄发三联单错贴到其他人的封装袋上,请学院封贴EMS档案专用袋前排好顺序,认真核对三联单和毕业生档案是否是同一人。

三联单贴上后,学院可以把后面两联抽出,分别把黄联、兰联按信息表的顺序排好装订,6月29日交寄档案时都带去,EMS要黄联,兰联留学院。

2、6月29日学院现场寄发档案时,须携带《山东师范大学2018届毕业研究生档案收寄信息表》打印版,每页加盖学院公章,档案排列顺序与《山东师范大学2018届毕业研究生档案收寄信息表》顺序相同。

3、如有退档,邮政EMS会退回学校,邮政EMS会联系学院,学院核实毕业生后再次寄发档案。

4、EMS寄发邮件编号的投递反馈信息电子版表会在档案寄发之日起10天以内反馈给学院存档,以备毕业生离校后联系学院查询。

(三)毕业生注意事项:

1、请毕业生务必提供本人有效手机号码,并在离校1月内保持有效畅通。以便档案通过EMS寄达收件单位(或收件人)签收后,EMS系统会自动发送寄达信息至所提供手机号码,以便领取或查询。

2、EMS寄递邮件可凭EMS邮件号码登录www.EMS.Com.cn自助查询寄递信息。全国服务电话11183或拨打0531~87201185.66581183.查询有效期自邮件寄出日起1年。

三、档案寄发时间地点

学校统一寄发毕业研究生档案时间为6月29日,各学院(中心)交寄毕业研究生档案具体时间地点安排见《山东师范大学2018届毕业研究生档案交寄时间安排表》(见附件3)。


                                                  研究生工作部

                                                  2018年6月15日

附件【附件1:山东师范大学2018届毕业研究生档案收寄信息表.xls已下载
附件【附件2:毕业研究生档案清单模板(学院可调整) .xls已下载
附件【附件3:山东师范大学2018届毕业研究生档案转递时间安排表.docx已下载
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